תהליכי טרנספורמציה דיגיטלית בעולם המסמכים

אמן דיגיטל
20.10.2021

בימים אלו בהם הלקוחות בכל הארגונים דורשים יותר קשר באמצעים דיגיטליים, הארגונים עושים מאמצים להגיע ללקוחות עם מידע שיווקי, והרגולטור פועל לקבלת מסר ברור ומענה מהיר לכלל האוכלוסייה, הדרישות להפקת חשבוניות נעשות קשות יותר והעלויות הנלוות רבות יותר. שימוש בפתרון מתאים להפקה והפצת חשבוניות יכול לתת מענה מרוכז לכל הדרשות ולאתגרים הצפויים בעתיד.
שוחחחנו עם צבי גלי, מנהל מחלקת FormIt  בקבוצת אמן המתמחה בהפקת והפצת מסמכים בינהן חשבונית, על איך המעבר לחשבוניות ירוקות (במייל) תורם לציוויון השמירה על הסביבה, הורדת עלויות, מענה לנושא הנגישות ואיך הוא מסייע לאנשי השיווק לתרגם את שפת המותג ולהציגו ללא מגבלות.

מהו הצורך הבסיסי בהפקת חשבונית?
כדי להפיק חשבונית דיגיטלית בעיקר בארגונים גדולים חשובה הפקה מדויקת ונכונה של החשבון כולל שימוש באמצעי בקרה כדי להבטיח חשבון נכון, בנוסף יש להפיץ את החשבון במגוון אמצעים הכוללים SMS, אי מייל ודרך בתי הדפוס והדואר לפי בחירת הלקוח. כל התהליך כולל הבקרה צריך להסתיים במהירות ולאפשר יכולת בקרה על כל שלב בתהליך. אבל זה לא מספיק.

זה לא מספיק, כי יש דרישות רגולטוריות נוספות, מה הן?
כדי שהחשבונית תהיה מוכרת לצרכי מס יש לחתום אותה דיגיטלית דבר הגורם להוצאות נוספות מהארגון, פתרונות מתקדמים להפקת חשבונות מיצרים אותם חתומות ללא צורך בשרת חיתום חיצוני ויקר.
החל משנה הבאה פוקע הפטור לתמיכה בנגישות ועל כל חשבונות/דוחות להיות מונגשים. עבור קבצי PDF נדרש לאפשר הקראה ברורה ונכונה של החשבון, לכן חשוב שהפתרון להפקת החשבונית יוכל לתת מענה לחשבונית נגישה.

צבי גלי :” סט הפתרונות שלנו בפיתוח עצמי מאפשר גמישות והתאמה מלאה לצרכים של כל לקוח

איך ניתן לצמצם בעלויות בהפקת החשבונית?
שימוש במערכת אחת שנותנת פתרון מקצה לקצה וממשיכה להתעדכן ע”פ הדרישות הרגולטוריות. מערכת שמאפשר לעבוד מול בית הדפוס בממשק שיאפשר הורדת עלויות הדפסה ומשלוח.
מערכת שתאפשר צמצום פניות לשרות הלקוחות לברורים ויכולת לאפשר לנציג השרות לראות מידית את החשבונית, להורדת העומס משרות הלקוחות יש חשיבות כפולה, קודם כל יש למספר הפניות עלות גבוהה בנוסף בעקבות הוראות רגולטוריות נדרש לענות תוך פרק זמן מקסימלי לשיחת הטלפון , ככל שנוריד את עומס הפניות (במיוחד לאחר מחזור הפצת חשבוניות) יהיה יותר קל להתמודד עם תקנה זו.

איך אפשר להוריד את העומס בפניות על שירות הלקוחות כתוצאה מנושא החשבונות?
קודם כל הכרחי שמבנה החשבון יהיה ברור ונקי שהלקוח יוכל להבין אותו באופן אינטואיטיבי, יש אנשי מקצוע בתחום ה UX שמתמחים ביצרית מבנה חשבוניות ברור.
מוצר נוסף שמתחיל להות נפוץ הוא חשבונית אינטראקטיבית, בפתרון זה הלקוח יכול להתמקד בחיוב הלא ברור, לקבל עליו פרוט רב יותר ואף לקבל הסבר על אופן חישוב החיוב. פתרון מסוג זה יכול להנגיש ללקוח את כל האמצעים בחברה שקשורים לחשבון ולתת מענה מידי לביצועם ללא צורך בנציג שרות. חשוב מאוד שהחשבונית האינטראקטיבית תופק באותו תהליך של החשבונית בתצורת PDF (עדיין דרישה רגולטורית) כדי להימנע מהפקה במערכות שונות שעלולות להציג את החיובים באופן שונה ואז לא נשיג את הורדת מספר הפניות לשרות הלקוחות. לחשבונית זו יש גם יכולת שיווקית גדולה בגלל הנראות והחדשנות של הפתרון. בנוסף ניתן להפוך את החשבונית למרכז לקישור תהליכים שיקלו על הלקוח ויעודדו מכירות.
בנוסף קיימים היום פתרונות ליצירת הסבר מדויק בסרטון המופק בזמן אמיתי בהתאם למבנה ונתוני החשבון הספציפי של הלקוח – הסבר הכי מדויק שיש.
שימוש באמצעים אלו בצורה נכונה יכול להוריד דרמטית את מספר הפניות לנציגי השרות.

איך זה משרת את עולם השיווק והדיגיטל?
חשבון בעל מראה טוב משרת את הקו השיווקי של העסק, בחשבונית אינטראקטיבית ניתן להוסיף גם מסרים שיווקיים בפילוח מדויק. החשבון יכול להישלח בכל דרך אלקטרונית הנוחה לכל לקוח באופן אישי (למשל בהודעת WhatsApp) 

האם אפשר להשתמש בסט הפתרונות האלה גם לתחומים נוספים?
בהחלט כן, הכלים האלו מתאימים גם להפקת דוחות , מסמכים וטפסים המשמשים לקשר מול הלקוחות ויכולים לתמוך בתהליכי הטרנספורמציה הדיגיטלית הנדרשים היום במיוחד בתקופה האחרונה בה עלתה חשיבות הקשר הדיגיטלי מול הלקוחות.

מה היתרונות של FormIt מול המתחרים בשוק הישראלי?
יש לנו מספר יתרונות, סט הפתרונות שלנו בפיתוח עצמי  מאפשר גמישות והתאמה מלאה לצרכים של כל לקוח, המערכת שלנו ותיקה ופועלת בחברות הגדולות ביותר במשק באופן יציב ואמין. יש לנו את היכולת לתת מענה מקצה לקצה בהיותנו חלק מקבוצת אמן החל ממחקר אסטרטגי, אפיון ועיצוב גרפי, ביצוע הפתרון הטכני , מתן מענה לאבטחת מידע, ביצוע בדיקות ותפעול.

 

Leave a message and we’ll get back to you

    Sign up for our newsletter - contain 100% amazing info and 0 ads